Ekosysteemi on yhteistyöverkosto, jonka tärkein polttoaine on vuorovaikutus. Ekosysteemissä digitaalisia työvälineitä tarvitaan vuorovaikutuksen mahdollistamiseen, tiedon jakamiseen ja sisällön luomiseen. Verkoston johtaminen ja fasilitointi vaatii paitsi kasvokkain tapahtuvia kohtaamisia, myös yhteistyön mahdollistavan digitaalisten välineiden kokonaisuuden.

Esittelemme tässä HYTKI -projektin koostaman verkostomaisen työskentelyn digitaalisten välineiden kokonaisuuden sekä niiden käytöstä tehtyjä havaintoja. Pitkään etsimme yhtä välinettä, joka olisi ratkaissut kokonaisuuden eduksemme, mutta totesimme, että työskentely vaatii useamman ratkaisun, eikä “one size fits all” -konsepti ollut meille mahdollinen.

Kenelle tämä on kirjoitettu: sinulle, joka suunnittelet temaattisen verkoston digitaalista työskentelyä. Tässä hankkeessa yhdistävänä teemana on ollut terveysdatan toisiokäyttö, mutta tämä kooste on yhtä hyvin hyödynnettävissä myös muihin teemoihin.

Verkostomaisen työskentelyn digitaaliset välineet

HYTKI –projektissa verkostomaisen työskentelymme digitaaliset välineet koostuivat seuraavista kokonaisuuksista: 1. Verkoston johtamisen ja fasilitoinnin työkalut, 2. Yhteistyön tekeminen, tiedon kerääminen ja jakaminen sekä digitaalisen sisällön luomisen työkalut, 3. Kokous- ja webinaarityökalut sekä 4. Viestinnän työkalut.

Verkoston johtaminen ja fasilitointi

Microsoft Teams. HYTKI –verkoston yhteisten visioiden luominen ja strategiatyö toteutettiin projektissa perinteisesti keskustelemalla ja ideoimalla yhteistyökokouksissa, jotka pidettiin verkkovälitteisesti Microsoft Teams -sovelluksen avulla. Teams sijaitsi fyysisesti HYTKI –hankkeen päätoteuttajan Oulun yliopiston palvelimella. Verkoston johtamisessa siirryttiin puolivälissä hanketta tiimimalliin, jossa jokainen projektin toimija vuorollaan otti vetovastuun projektikokouksista. Verkostomaisen työskentelyn näkökulmasta tämä lisää tasa-arvoa ja edistää yhteistyötä mutta vaatii pohjalle hyvän strategian minkä mukaisesti työskennellään päämäärätietoisesti eteenpäin. Jokaisella verkostoon kuuluvalla organisaatiolla oli pääsy yhteiseen Teamsiin, jonne koottiin yhteiset dokumentit, ja näin projektikokousten vetovastuuta oli mahdollista kierrättää. Toimintamalli vaati kuitenkin toiminnan koordinoinnin päätoteuttajan taholta, sekä tiiviin yhteistyön päätoteuttajan sekä vetovastuussa olevan tahon välillä.

HYTKI -verkoston toimijoiden toteuttamat tapahtumat koordinoitiin hyödyntämällä vuosikelloa. Tapahtumat koottiin verkoston Teamsiin Excel –tiedostoon, ja tapahtumat julkaistiin HYTKI:n julkisilla verkkosivuilla.

Huomioita:

• Teams on kaikkien osallistujien organisaatioissa jo valmiiksi käytössä, eikä käyttökoulutusta tarvittu.
• Hyvä kansiointi on tärkeää, jotta tieto ei huku.
• Yhteinen Teams (tenant) puuttui. Kesken kokouksen voi olla haastavaa liikkua eri organisaatioiden Teamsien välillä.

Yhteistyön tekeminen, tiedon kerääminen ja jakaminen, digitaalisen sisällön luominen

Ekosysteemi tarvitsee kehittyäkseen ja voidakseen hyvin uusia ajatuksia ja näkökulmia. Luovuuden tukeminen on tärkeää, uudet ajatukset eivät synny pakotetusti ja lyhyessä hetkessä. Kokoukset, joissa edetään asialistan mukaisesti, helposti passivoivat osallistujia ja lukitsevat ajattelua. Tunnistimme tämän ja siirryimme työkokouksiin, joissa oli pidempi ajallinen kesto ja yhteiskehittämiseen tarkoitettuja työtehtäviä. Valitsimme HYTKI -projektitiimin sisäiseen työskentelyyn Howspace –alustan. Howspacea käytimme muun muassa yhteisten task –listojen luomiseen ja yhteisesti kerätyn tiedon koostamiseen. Jotta Howspace olisi toimiva alusta, vaatii se kuitenkin seuraavaa: fasilitaattorin, joka aktivoi verkostoa, seuraa verkoston toimintaa alustalla, ja ennen kaikkea verkostolle syyn tulla alustalle. Verkoston tulee saada lisäarvoa alustasta, muuten siellä ei käydä aktiivisesti.

Huomioita:

• Lukuisia eri toiminnallisuuksia, tarjoaa myös mahdollisuuden pitää verkkokokouksia alustalla.
• Ei tuttu kaikille käyttäjille, tarve käyttökoulutukselle.
• Vaatii fasilitaattorin joka aktivoi alustan käyttöä, alusta ei “pyöri itsestään”.
• Alustan on tuotettava verkostolle selkeää lisäarvoa ja syyn tulla alustalle, muuten käyttäjät katoavat.
• Maksullinen, hinta on riippuvainen käyttäjien lukumäärästä.

Kokoukset ja webinaarit

Zoom, Microsoft Teams. Verkostossa pidettiin sekä osatoteuttajien omia, sisäisiä kokouksia että koko verkoston yhteisiä kokouksia. Osatoteuttajien sisäisten kokousten välineeksi valikoitui Zoom. Päädyimme käyttämään Zoomia, koska hankkeen yhteiset materiaalit sijaitsivat sekä Oulun yliopiston Teamsissa, että osatoteuttajaorganisaation omassa Teamsissa. Käyttämällä Teamsin sijaan verkkokokouksiin Zoomia, mahdollistimme Teamsin tiedostokansioiden käytön.

Verkoston yhteisiin kokouksiin käytimme puolestaan Teamsia. Kutsulinkit kokouksiin lähetti hankkeen päätoteuttaja, joka myös päivitti kokouslinkkeihin kokousten asialistan.

Huomioita:

• Valitsemalla verkkokokousvälineeksi Zoomin, on mahdollista liikkua samaan aikaan joustavasti eri organisaatioiden Teams -ympäristöissä.
• Zoom on joillekin vieraampi väline, ja se saattaa vaatia käyttökoulutuksen. Toiminnallisuudet ovat kuitenkin pääosin samat kuin Teamsissa.

Viestinnän työkalut

Yhteinen verkkosivu, verkoston organisaatioiden omat viestintäkanavat. Pääkanavamme verkoston järjestämistä tapahtumista tiedottamiseen oli HYTKI:n omat verkkosivut. Verkoston tapahtumia järjestivät sekä osatoteuttajat yksin että yhdessä useamman toimijan voimin. Tapahtumista tiedottamiseen käytettiin myös verkostoon kuuluvien omia postituslistoja. Tehokas viestintä vaatii verkoston yhteiset pelisäännöt ja koordinoidun toteutuksen.  Hyödyllistä on myös luoda verkoston yhteinen postituslista, jonka kautta kaikki tiedottaminen tapahtuu. Verkostolla tulisi olla myös viestinnästä päävastuussa oleva koordinaattori. Hyviä keinoja ovat esimerkiksi verkoston yhteinen uutiskirje, sekä kanava postituslistalle pääsemiseksi.

Huomioita:

• Verkoston yhteinen viestintä on suunniteltava huolella. On sovittava, kuinka verkosto viestii toiminnasta – puhutaanko eri tapahtumista verkoston yhteisenä toimintana, vai osatoteuttajan yksin tuottamana tapahtumana? Verkoston tunnettavuus vahvistuu, jos kaikki yhteinen toiminta tapahtuu yhteisen brändin alla.

Tässä hyvä linkkilistaus verkostomaisen työskentelyn välineisiin: Työkaluja ja vinkkejä – Työ 2.0 Lab (tyo-2-0-lab.fi)